mei 23, 2018

Sollicitatieprocedure

Privacy statement TriOpSys inzake sollicitanten

Deze procedure beschrijft het sollicitatieproces binnen TriOpSys, inclusief de manier waarop wij met gegevens van kandidaten omgaan. Belangrijk uitgangspunt daarbij is dat wij (a) alle sollicitanten een persoonlijke reactie sturen maar (b) tegelijk ook de wetgeving rond AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) inclusief het al dan niet mogen bewaren van gegevens respecteren. Binnen TriOpSys werkt het als volgt:

  • Na ontvangst van een cv wordt de naam van de kandidaat geregistreerd en het cv eerst beoordeeld door onze recruiter binnen TriOpSys. Onderdeel van de beoordeling kan ook zijn dat wij via Google en/of social media het profiel van kandidaten bekijken. Deze informatie wordt alleen gebruikt om een generiek beeld van de kandidaat op te doen, inzake betrouwbaarheid en niveau (dit vooral in verband met de Mission Critical IT systemen die wij bouwen en beheren, veelal voor organisaties waar een screening voor nodig is). Deze informatie wordt alleen bewaard binnen het recruitmentproces en wordt niet beschikbaar gesteld aan andere personeelsleden binnen TriOpSys, en zeker niet aan derde partijen.
  • Indien de kandidaat niet past, dan ontvangt deze een afwijzing van ons (direct, of via de partij die ons het cv heeft aangeleverd) en wordt het cv meteen verwijderd.
  • Indien de kandidaat wel lijkt te passen, dan wordt het cv op onze centrale server gezet, waar technische reviewers het cv kunnen beoordelen. Is deze beoordeling negatief, dan ontvangt de kandidaat een afwijzing en wordt het cv verwijderd van de server. Is de beoordeling positief, dan wordt de kandidaat telefonisch benaderd voor een eerste kennismaking en het maken van een afspraak.
  • Het eerste interview is altijd met twee technische collega‚Äôs die vergelijkbaar zijn met de functie of het niveau van de kandidaat. Is er sprake van een match van beide kanten, dan wordt er een tweede interview gepland met Rob Timman, onze algemeen directeur, en daarnaast de production controller, een accountmanager, servicemanager, o.i.d.
  • Indien er geen sprake is van een match, dan ontvangt de kandidaat een gemotiveerde afwijzing. Tijdens het interview gemaakte aantekeningen worden door ons veilig (afgeschermd/beperkt toegankelijk) en gedurende een beperkte periode bewaard (maximaal 3 jaar), maar het cv wordt onmiddellijk verwijderd van de server.
  • Na het tweede interview ontvangt de kandidaat een aanbieding bij positief resultaat of afwijzing bij een negatief resultaat. In het eerste geval (en uiteraard na acceptatie door de sollicitant) wordt het cv dan verplaatst naar een map met daarin alle gegevens, relevant voor de indiensttreding en voor de door TriOpSys te voeren administratie. In het tweede geval (en bij het niet accepteren door een sollicitant) wordt het cv verwijderd, en worden de gemaakte aantekeningen veilig en gedurende een beperkte periode (van maximaal 3 jaar) bewaard.
  • Onderdeel van de sollicitatieprocedure kan zijn dat wij referenten bellen, maar uitsluitend in overleg met, en na toestemming van, de kandidaat zelf.
  • Onderdeel van de sollicitatieprocedure is altijd het aanvragen van een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Dit is een verklaring waaruit moet blijken of het gedrag van de kandidaat in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een taak binnen TriOpSys en voor/bij onze klanten. Deze VOG wordt aangevraagd door de kandidaat bij de Gemeente nadat TriOpSys en de kandidaat overeenstemming hebben bereikt (de kosten worden door TriOpSys vergoed). Een werknemer moet de originele VOG aan TriOpSys tonen en TriOpSys maakt een kopie van de VOG. Deze VOG wordt alleen bewaard voor mensen die in dienst komen en blijven bij TriOpSys.

Wij gaan dus zorgvuldig om met de verstrekte gegevens en kandidaten hebben overigens ook altijd het recht om (meteen) het verwijderen van (al) hun gegevens te verzoeken, meteen na de sollicitatie. Stuur daarvoor een mail met dat verzoek naar recruitment@triopsys.nl. Wij zorgen er dan voor dat alle gegevens uiterlijk binnen vier weken worden verwijderd (naast de gegevens die meteen al door ons worden verwijderd, conform bovenstaande procedure).